În săptămâna dinaintea unui concert, a unui festival sau a unei expoziții, căsuța de email a organizatorului se umple de aceleași întrebări: la ce oră se deschid porțile, unde se parchează, există reduceri pentru studenți, ce se întâmplă dacă plouă. Răspunsurile există, de regulă, undeva pe site sau într-un comunicat, dar mulți oameni preferă să întrebe direct. Pentru organizatori de evenimente culturale, Leono AI Chat Bot, plugin WordPress dezvoltat în România de Succes SEO, propune un asistent virtual care preia aceste întrebări.
Un asistent care citește programul
Potrivit descrierii produsului, asistentul răspunde 24 din 24, numai pe baza informațiilor firmei: program, servicii, prețuri orientative, documente. În cazul unui eveniment, asta înseamnă programul publicat, locația, regulile de acces și condițiile biletelor, exact așa cum le-a formulat organizatorul. Asistentul nu vinde bilete și nu schimbă regulile; el explică ce există scris. Pentru cine pregătește un eveniment cu zeci de detalii, o singură sursă de adevăr este o ușurare.
Informații care se schimbă repede
Evenimentele au o particularitate: informația se schimbă. O sală se mută, o oră se decalează, un invitat își anulează participarea. În asemenea situații, importanța bazei de cunoștințe crește. Leono face scanarea website-ului și își construiește baza de cunoștințe din paginile publicate, iar administratorul o poate corecta și completa pe măsură ce lucrurile se modifică. Ideea este explicată pe pagina cum învață asistentul din site, util pentru echipele care nu vor să rescrie totul de la zero.
Parteneri, sponsori și contactele lor
Nu toate conversațiile vin de la public. Uneori, un vizitator este un potențial sponsor, un artist care vrea să participe sau un voluntar. Când spune că vrea să fie contactat, asistentul îi cere un nume și un telefon sau o adresă de email. Cererea pleacă pe emailul organizației, rămâne în panoul WordPress, cu export CSV, și poate fi trimisă opțional în alte aplicații, prin webhook, Zapier sau Make. Echipa de organizare nu pierde astfel oferte sau propuneri trimise la ore târzii.
Personalizare pentru fiecare ediție
Un eveniment își construiește o imagine proprie, cu culori și un ton dedicat. Aspectul asistentului este personalizabil, deci fereastra de conversație poate fi adaptată fiecărei ediții. Pentru organizatori, ideea este utilă mai ales atunci când același site găzduiește mai multe proiecte culturale, fiecare cu propria identitate vizuală.
Cât costă și ce se întâmplă cu datele
Licența costă 149 lei pe an pentru un website, la lansare, trimisă pe email după plată. Consumul AI se plătește separat, direct furnizorului ales: Claude, GPT, Gemini sau Grok. Pentru că participanții lasă date personale, produsul include unelte pentru conformitate GDPR, moderare și securitate, alături de retenția datelor. Panoul, documentația și suportul sunt în limba română.
Un exemplu de utilizare
Un festival de toamnă are programul publicat pe site, iar o vizitatoare întreabă la ce oră începe spectacolul pentru copii și dacă există loc de parcare aproape de sală. Asistentul răspunde cu informațiile scrise de organizator. Dacă același vizitator vrea să afle despre o colaborare, lasă datele de contact, iar mesajul ajunge la cine se ocupă de parteneriate.
Ce nu poate face
Asistentul nu înlocuiește echipa de organizare și nu poate garanta un anumit număr de participanți. Nu rezolvă nici situațiile de criză, de la anulări până la schimbări de ultim moment, în care contează comunicarea directă. Poate însă să reducă încărcarea cu întrebări de rutină, lăsând organizatorilor timp pentru acestea.
De încercat înainte de următorul eveniment
Pentru cei care vor să vadă asistentul la lucru, există un demo pe site-ul produsului. Merită încercat, de pildă, cu un set de întrebări reale primite la ediția precedentă: dacă răspunsurile sunt cele așteptate, înseamnă că informațiile de pe site sunt la locul lor.
